Joggal tesszük fel a kérdést, hogy a Coviddal a rendezvényszakmában új időszámítás kezdődött-e?
Radácsi Pál: Kétségkívül a Covid volt az elmúlt időszak legnehezebb időszaka a szakmának, aminek köszönhetően pár dolog átalakult, ugyanakkor a várakozásokkal ellentétben sok minden ugyanúgy maradt. Kezdjük az utóbbival, mert talán ez igényel kevesebb magyarázatot. Ki ne hallotta volna a 2020-as „nagy leállás” idején, hogy semmi sem lesz ugyanolyan. Nos, az általános igazság most is érvényben van, „mindig, minden, soha, semmi” szavak túlzóak, hiszen esetünkben sok minden ugyanaz maradt. Míg a Covid alatt rengeteg újítással kísérleteztünk, kezdve a fertőtlenítőkapuktól, a távolságtartást segítő intézkedéseken át, a kontaktmentesség elősegítéséig, ezekből kevés dolog maradt meg. Nem is a rendezvényszervezők miatt, hisz a Covid-protokollok kidolgozásra kerültek, bármikor bevethetők, sokkal inkább a rendezvény látogatói miatt. Ahogy a mindennapi élet, úgy a rendezvények is visszatértek a régi kerékvágásba ezeken a területeken, így ezekre az igény – a vírus háttérbe húzódásával – kevésbé lett fontos.
Mantuano Mónika: A rendezvények fontos eszközök a cégek életében, amelyek segítenek a stratégiai célok elérésében, megvalósításában. A Covid alatti és utáni időszakban komoly kihívásokat kellett leküzdenie a rendezvényekkel foglalkozó munkatársaknak, de az élet bebizonyította, hogy a rendezvények fontosabbak, mint valaha voltak. A lehetőségek és a potenciális résztvevők igényei azonban megváltoztak az elmúlt években, ezért igen fontos, hogy minden előtt pontosan meg kell fogalmazni az adott esemény céljait, mert nem elég a hagyományok és a megszokások alapján tervezni.
Az online megoldások megjelenése hogy integrálódott a szakmába?
R. P.: Érezhetően nőtt az online megoldások térhódítása. Itt messze nemcsak az online rendezvényekre kell gondolni, hanem a szervezési folyamatok digitalizálására. Egy-egy ügyfél- vagy alvállalkozói egyeztetés, de akár egy prezentáció is ma már sokkal elfogadottabb, ha online zajlik. Ezzel egyszerűsödött és hatékonyabbá is vált a munkavégzés, így ez mindenképp a Coviddal érkezett változások pozitív hatásaként tekinthető. Ahogy a szervezési folyamatokban, úgy a rendezvényeken is elfogadottabbá vált az előadók online jelenléte. Bár a technológia korábban is adott volt erre, kicsit idegenkedve tekintettünk az ilyen megoldásokra. Ma már ezek mindennapi megoldásnak számítanak, elfogadottakká váltak, nem utolsósorban pedig költséghatékonyabbá és fenntarthatóbbá is tesznek egy-egy rendezvényt.
Miben változtak az ügyfelek, milyen rendezvénytrendeket figyeltetek meg az elmúlt időszakban?
M. M.: A megváltozott elvárások és lehetőségek kapcsán sok mindenről lehet beszélni, én azonban három ügyféloldali területet említenék. Ezek pedig a résztvevők bevonása, a programok minőségi változása és a családok szerepének erősödése és ennek támogatása a rendezvényekkel. Sok cég küzd azzal, hogy a kollégák megszokták, hogy nincsenek közös programok, nehéz őket motiválni, illetve nagyon megváltoztak az igények és elvárások a rendezvények résztvevői részéről. Ezért fontos, hogy ne sabloneseményekben gondolkodjunk, mert minden csapat nagyon más. Az események előtt érdemes az elvárásokat előre felmérni, a résztvevőket vagy azoknak egy részét bevonni a szervezésbe. Vannak cégek, amik már a tervezett koncepció, a fellépők vagy a programelemek kiválasztásába is bevonják a kollégákat. Ez a bevonódás mindamellett, hogy jobb eredményt hoz, azt is jelenti, hogy már maga a készülődés is csapatmunka. Ez segítheti a különböző területeken dolgozók közötti együttműködést, ami majd a napi munkában is eredményeket hozhat.
A személyes rendezvények első számú célja a legtöbb esetben az, hogy a résztvevők találkozzanak, beszélgessenek. Azonban egyre többen igénylik, hogy egy adott esemény túlmutasson ezen. Ez részben jelenti a közös tanulást, fejlődést, részben pedig a társadalmi felelősségvállalást. A tanulás lehet valamilyen képesség vagy készség fejlesztése különböző módszerekkel. Sokan hívják segítségül a sportban vagy művészetekben fellelhető lehetőségeket. A társadalmi felelősségvállalási, vagy a fenntarthatósági célok integrálása a rendezvényekbe pedig mára már nemcsak egy lehetőség, hanem kötelező elemmé vált. Szívesen és lelkesen csatlakoznak ehhez az emberek. És ne feledjük, a Covid idején az online eseményekkel a cégek „beköltöztek” a családok életébe, a család szerepe felértékelődött. Ezt sok cégnél felismerték, a résztvevők elégedettségét növeli, ha családjuk is része a cég életének, ezért kiemelt szerepet kapnak a családi napok vagy az olyan események, ahová a párjukat/családjukat is vihetik a munkavállalók vagy ügyfelek.
R. P.: Csatlakozva Mónikához, én is egy erőteljes tendenciát emelnék ki. Bár egyre több az online megoldás, az élő rendezvényeknél újra fókuszba került és felértékelődött az ember szerepe. Sokkal nagyobb odafigyelést igényel az a tényező, amit régen élménynek hívtunk. Ez az „élmény” szó azonban most új jelentéstartalmat kapott, mégpedig a „szórakoztatás” helyett az „emberközpontúságot”. Sokkal fontosabb lett, hogy már ne csak egyoldalú információátadás legyen, hanem valódi és értékes kapcsolatok alakulhassanak ki, hisz mára az ember vált a legfontosabb és legnehezebben pótolható tényezővé egy vállalat életében, minden tekintetben.
JELENLEG MÁR NEM A VÍRUSHOZ KELL IGAZODNUNK, HANEM AZ ÁLLANDÓ GAZDASÁGI VÁLTOZÁSOKHOZ
Milyen személyes véleményetek van a rendezvények jövőjével kapcsolatban?
R. P.: A fentiekből is jól látható, hogy rendkívül nehéz és eseménydús időszakát éli a szakmánk. A Covid alatt az a mondás vált népszerűvé, hogy az alkalmazkodáson múlik a rendezvényszervezők és a rendezvények túlélése. Nos ez az állítás ma is igaz, annyi különbséggel, hogy nem a vírushoz kell jelenleg igazodnunk, hanem az állandó gazdasági változásokhoz. Ezt viszont ügyfél és ügynökség csak együtt lesz képes végigcsinálni. Azoknak, akiknek fontos ez a gyönyörű szakma, akik látják, hogy mennyire jelentős szociális és gazdasági hatása van a rendezvényeknek, azok készen állnak a változásokra. Mi ehhez a táborhoz tartozunk.
M. M.: Összeségében elmondhatjuk, hogy a rendezvények nagyon meghatározóak a cégek életében. Kiemelten fontosak a belső, munkavállalók részére szervezett események. (Mi is ezt láttuk az UNICEO által meghirdetett díj kapcsán, mert ebben a kategóriában most jóval több pályázat érkezett, mint korábban.) Azonban az biztos, hogy nem szabad sablonokban gondolkodni és automatikusan követni a régi, megszokott hagyományokat, mert nagyon megváltozott körülöttünk a világ és a rendezvényeken résztvevők igényei is.