Avagy így formálódik a vállalati belső kommunikáció napjainkban
NÖVEKVŐ SZEREP, DE MÉG NEM STRATÉGIAI
A vállalati belső kommunikáció szerepe kétségkívül magasabb polcra került az elmúlt három évben, de még mindig nem elég magasra. Már vannak üdítő kivételek és egyre több vállalatnál neveznek ki belső kommunikációs vezetőt vagy hoznak létre internal communictaion specialist pozíciókat és nem csak hozzácsapják akár a HR, akár a marketingcsapatok munkájához ezt a területet is.
Akár a környezet, a piac vagy a vállalat helyzetéből adódó bizonytalanság vagy akár a fejlődés, az átalakulás, a transzformációs folyamatok okozta változékonyságról legyen szó a munkavállalók kapaszkodót keresnek, egy BIZTOS és HITELES információforrást. Ezért egyre nagyobb a szerepe és a fontossága azoknak a kollégáknak, csapatoknak, akik összefogják a belső kommunikáció területét.
PERSZE AZ EMAIL... DE MEDDIG IS?
Természetesen még mindig az e-mailt tekintik a vállalatok az első számú és hivatalos csatornának. Ezt azok a cégek is úgy gondolják, akiknél a munkavállalók 80 százaléka nem is rendelkezik vállalati e-mail címmel. Ha a munkavállalókat kérdezzük, akkor minimum a negyedük vallja azt, hogy átugorja a hivatalos e-maileket, de ha mérnénk is a megnyitási arányt, örülhetnénk az átlagos 25-30 százalékos megnyitásnak.
Meddig lehet az e-mail a legfontosabb hivatalos belső kommunikációs csatorna? Azt értem, hogy a külső kommunikáció hivatalos csatornájaként ez nem fog változni, de a belső kommunikációban ma már csak a belső szabályzatok miatt kényszerülünk rá leginkább. Ma az e-mail az egyik leglassabb kommunikációs folyamat és a leglassabb online formátum.
A kékgalléros vagy non-desk környezetben az e-mail be sem került a belső kommunikáció evolúciójába, mert hamarabb vezettek be a vállalatok valamilyen telepített kijelzős önkiszolgáló rendszert, vagy sms-szolgáltatást vagy kommunikációs platformot, esetleg használtak különösebb engedélyek nélkül Messenger vagy Viber csoportokat, minthogy vállalati e-mail-címet generáljanak mindenkinek.
Az új típusú kommunikációs platformokkal viszont már a munkavállalók 100 százalékához is van esélyünk eljutni, ráadásul a saját telefonjukon keresztül rendkívül egyszerű felhasználóbarát formákban.
(BELSŐ) MÉDIA? MIX!
Ma már egy nagyvállalatnál akár 4 generáció is együtt dolgozhat egy időben. A sok telephelyes cégeknél több műszakban és különböző munkakörökben dolgozók elérési és informálási lehetőségei eltérőek és korlátozottak. Olyan médiamixre van szükségünk, amelyek segítségével a munkavállalókat ott szólítjuk meg, ahol vannak és olyan formában tálaljuk a tartalmat, amilyen formában fogyasztani tudják azt. Az eltérő generációk ráadásul máshogy fogyasztanak tartalmat és más típusú formátumokra, illetve tartalmakra nyitottak. Ezt is számításba kell vennünk a tervezésnél és a kivitelezésnél.
A belső kommunikációs csapatok egyfajta „média „vállalkozások” és szerkesztőségként kell, hogy működjenek. A tartalomfogyasztási szokások megváltozására fel kell készülniük és választ kell adniuk.
BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ, MINT MÉDIAPLATFORM ÉS BELSŐ SZERKESZTŐSÉG
Így jutunk el oda, hogy tulajdonképp a belső kommunikációs csapatok egyfajta „médiavállalkozások” és szerkesztőségként kell, hogy működjenek. A tartalomfogyasztási szokások megváltozására fel kell készülnie és választ kell adnia a vállalati szerkesztőségeknek. Ezek a szerkesztőségek gyűjtik össze a tartalmakat vagy épp gyártják azokat. Persze együtt is működhetnek freelancerekkel, külsős PR-csapatokkal. Ütemeznek, céloznak és mérnek, kapcsolatokat építenek ki a különböző egységekkel és csoportokkal a szervezeten belül.
TRANSZFORMÁLÓDÓ TARTALMAK
Transzformálódnak a tartalmak, ami azt jelenti, hogy folyamatos átjárás van a külső és belső tartalmak és csatornák között. Azonban ahhoz, hogy ez is gördülékenyen működjön, kellenek a jó platformok, szükség van arra, hogy irányítani és könnyűvé tudjuk tenni a folyamatokat.
Ami ma egy belső büszkeség vagy egy munkavállalói sztori, az holnap egy employer branding elem. Ami ma egy szakmai poszt a LinkedIn-en, az holnap egy belső podcast a vállalati online csatornákon.
Mennyivel egyszerűbb, ha például a vállalati közép és felsővezetőknek elérhető egy médiatár és kapnak egy értesítést, ha van valamilyen vállalatot érintő szakmai hír/poszt, amit érdemes megosztani vagy amire érdemes reflektálni.
TARTALMAS VEZETŐK, VEZETŐ TARTALMAK
A belső kommunikációban helye van a vezetőknek, sőt! Igazából nekik tudatosan kell használniuk a belső csatornákat. Aktívan kell szerepet vállalniuk a tartalomgyártásban. Meg kell szokniuk és meg kell tanulniuk használni. Ahogy a Linkedinen kifelé, a belső kommunikáció csatornáin befelé kell aktívan és hitelesen kommunikálniuk.
A belső kommunikációban lehet szerepe a középvezetőknek is, ha ők bevonódnak, akkor nagyobb eséllyel segíthetik a változások végigvezetését és a bizonytalanság csökkentését is.
MINDEN JÖHET, AMI AUDIOVIZUÁLIS
A vállalati belső videós magazinműsorok és podcastok a jelen és a jövő nyertesei lehetnek, népszerűségük óriási ütemben növekszik. Egy kutatás alapján a megkérdezett munkavállalók a 34 százaléka a rugalmasan „fogyasztható” formátum miatt szereti a belső podcastokat, mert akár útközben, az autóban is fogyasztható a tartalom. Hetvenhárom százalékuk kiemelte az újrahallgatás vagy visszatekerés lehetőségét is, szemben egy szóbeli tájékoztató hatékonyságával.
Ma már nincsenek technikai korlátok, hamarabb fel lehet venni egy videót, mint megírni egy hosszú beszédet. Ez ma már a tartalomfogyasztási szokások alakulását formálja.
Így vagy úgy, de a kommunikáció utat tör magának, rajtunk áll, mennyire tudatosan kezeljük és irányítjuk!