Kutatóként talán a legtöbben azt várják, azt fogom mondani, hogy nem mérik a magyar piacon a rendezvények hatékonyságát eléggé gyakran, kellően szofisztikált módszerekkel és nincsenek jól definiált KPI-ok. (KPI= Key Performance Indicator, azaz a teljesítmény mérőszáma).
Azt tapasztalom, hogy a szervezők a legtöbbször azt tartják a legfontosabbnak, hogy sokan legyenek és jókat írjanak róluk a közösségi médiában. Ebből azonban nem lehet tanulni, nem tudja megmondani a szervező, hogy a tartalom elért-e a célcsoporthoz, támogatta-e az üzleti célt és megtérült-e a rendezvénybe való befektetés.
Amikor a hatékonyságot szeretnénk mérni, mindig a KPI meghatározásával érdemes kezdeni a folyamatot. Ez jelenti a rendezvényen részt vevők hangját, ez fogja a fejlesztést, a pozitív irányú változást, a hatékonyabb teljesítményt elősegíteni. A mutatóhoz kapcsolódó kérdések fogják aztán a kötelező és nem változó részét jelenteni a mérésünknek, ezenfelül pedig csak az idő és a költségkeret szab határt az információgyűjtésnek.
A KPI lehet egy egyszerű mutatószám is, ami jelenleg még a legtöbbször az NPS. (NPS=Net Promoter Score, ami a jövőbeli ajánlási hajlandóságot mutatja). Az NPS-t lehet nem szeretni (én sem vagyok a rajongója), de ismert, könnyen értelmezhető és gyorsan lekérdezhető, a célnak megfelel. Legnagyobb hibája a volatilitása mellett (szinte minden hat rá az időjárástól a reggeli kávé erősségéig) az, hogy nem lehet aktivitásokat rendelni a számok mellé, nem tudjuk meg, hogy miben voltunk jók és hol van még lehetőség a jobbításra.
Amennyiben hosszabb (idő)keret áll a rendelkezésünkre, kérdezzünk elégedettséget a rendezvény egyes elemeivel kapcsolatosan, motivációs hátteret, az eseménnyel kapcsolatosan információs csatornák használatát, költést és akár érdeklődési körrel, életformával kapcsolatos kérdéseket.
Ezek tudják a szervezőket később segíteni tartalmi kérdésekben, ügyfélkiszolgálásban, kommunikációs csatorna választásában, értékesítési hatékonyság növelésében és jobban célozni a rendezvény utáni üzenetet, ajánlatot, illetve meghatározni a következő rendezvény célcsoportját.
Az adatok összesítését, statisztikai feldolgozását követően a visszajelzések kiértékeléséhez és az adatok elemzéséhez felhasználhatóak még az egyéb rendelkezésre álló adatok, akár a regisztráció során megadott demográfiai megoszlások, értékesítési adatok vagy a beléptetési statisztikák.
A tapasztalatunk alapján a magyar piacon néhány vállalat valamilyen formában már visszaméri a saját céges rendezvényeinek a hatékonyságát és sok fesztivál és rendezvényszervező csapata is dolgozik primer kutatási adatokkal, amikor hosszabb távban gondolkodnak és valóban tervezni szeretnék a márkájukhoz kapcsolódó élményt, hogy sok elégedett, visszatérő látogatójuk legyen.
Ehhez kívánok izgalmas eseményeket, jól átgondolt mérési módszertant és beszédes mérőszámokat.